Vertreter

Die Stadt Freiburg will einen gemeinsamen Vertreter bestellt haben. Es besteht jedoch von Seite der Fragenden keine Pflicht einen solchen Vertreter zu bestellen. Wenn die Stadt die Auffassung vertritt, dass es einen solchen bräuchte, müsste sie selbst einen bestellen. Darüber hinaus ist der Paragraph unserer Meinung nicht anwendbar. Um das kenntlich zu machen könntest du folgenden Textbaustein benutzten:

Fälschlicherweise wird davon ausgegangen, dass es sich um gleichförmige Anträge i.S.v § 17 LVwVfG handeln würde. Dies ist nicht der Fall. Die Gleichförmigkeit verschiedener Anträge setzt voraus, dass diese den selben Antragsgegenstand zum Inhalt haben und nur unwesentliche, ihren Sinn unberührt lassende Abweichungen enthalten. Nach meinem Kenntnisstand liegt zu dem von mir angefragten Dokument keine weitere gleichförmige Anfrage vor. Meine Anfrage weist daher keine Gleichförmigkeit zu anderen Anfragen auf. Auch ein gleiches Interesse i.S.v § 18 LVwVfG scheidet aus. Mein Interesse richtet sich auf den Informationszugang zu dem Protokoll einer konkret benannten Woche. Eine Anwendbarkeit von § 7 III LIFG ist daher nicht gegeben. Abseits davon sehe ich von der Bestellung eines Vertreters ab.

Optionen zu den Kosten

Aktuell sehen wir für den Umgang mit den Kosten verschiedene Möglichkeiten. Da keine Kosten für die Anträge übernommen werden können, entscheiden aber am Ende alle selbst, wie sie damit umgehen. Um der Stadt deine Entscheidung mitzuteilen, loggst du dich bei Fragdenstaat ein und schreibst bei deiner Anfrage eine neue Nachricht an die Stadt. Wir sehen aktuell folgende Optionen, wie du damit umgehen könntest und welchen Text du dafür benutzten könntest:

Rückzug der Anfrage -> auf jeden Fall kostenfrei
Es besteht die Möglichkeit, wie in dem Brief beschrieben, den Antrag zurück zu ziehen. Damit entsteht überhaupt kein Kostenrisiko. Hierfür muss der Stadt Freiburg mitgeteilt werden, dass der Antrag zurückgenommen wird.

"Hiermit ziehe ich meinen Antrag zurück."

Beschränkung der Anfrage auf die Tagesordnungspunkte -> Wahrscheinlich kostenfrei
Bei der Kostenfestsetzung ist entscheidend, ob es sich um eine "einfache Anfrage" handelt. Diese wären nach § 3 I Nr. 5 Verwaltungsgebührensatzung kostenlos. Entscheidend dafür, ob es sich um eine einfache Anfrage handelt, ist der Zeitaufwand für die Bearbeitung des Antrags, wie auch der dafür notwendige Rechercheaufwand. Durch die Reduktion auf die Tagesordnung wird das stark reduziert.

"Ich beschränke meinen Antrag ausschließlich auf die dem angefragten Protokoll zugehörige Tagesordnung. In allen übrigen Punkten gilt der Antrag als zurückgenommen. Ich vertrete daher die Auffassung, dass es sich um eine einfache und somit kostenfreie Anfrage handelt. Sollte die Aktenauskunft Ihres Erachtens gebührenpflichtig sein, bitte ich, mir dies vorab mitzuteilen und dabei die Höhe der Kosten anzugeben."

Zustimmung zu umfangreicher Schwärzung -> Es ist möglich, dass die Stadt Kosten im zwischen 0 und maximal 200€ geltend macht 
Ab einer geschätzten Höhe von über 200€ müsste die Stadt die ausdrückliche Zustimmung einholen, daher stellt dies die Obergrenze dar. Da dies einem Arbeitsaufwand von knapp 2,5 Stunden bei dem Stundensatz entsprechen würde, werden die Kosten aber mit hoher Wahrscheinlichkeit deutlich niedriger ausfallen. Die genaue Höhe ist leider im Vorfeld nicht schätzbar. Du kannst aber bei der Stadt nachfragen und in den Austausch treten um bei dem konkreten Protokoll zu erfragen wie du die Kosten senken könntest um deinen Anspruch auf Informationszugang dennoch zu erhalten, ohne hohe Kosten befürchten zu müssen.

"Ich verfolge meinen Antrag weiter. Umfassenden Schwärzungen zur Reduktion des Verwaltungsaufwandes wird dabei ausdrücklich zugestimmt. Drittbeteiligungsverfahren widerspreche ich weiterhin ausdrücklich."

Empfehlung

Ich werde bei meinem Antrag der Behörde schreiben:

Guten Tag,

Ich beschränke meinen Antrag ausschließlich auf die dem angefragten Protokoll zugehörige Tagesordnung. In allen übrigen Punkten gilt der Antrag als zurückgenommen. Ich vertrete daher die Auffassung, dass es sich um eine einfache und somit kostenfreie Anfrage handelt. Sollte die Aktenauskunft Ihres Erachtens dennoch gebührenpflichtig sein, bitte ich, mir dies vorab mitzuteilen und dabei die Höhe der Kosten anzugeben.

Fälschlicherweise wird davon ausgegangen, dass es sich um gleichförmige Anträge i.S.v § 17 LVwVfG handeln würde. Dies ist nicht der Fall. Die Gleichförmigkeit verschiedener Anträge setzt voraus, dass diese den selben Antragsgegenstand zum Inhalt haben und nur unwesentliche, ihren Sinn unberührt lassende Abweichungen enthalten. Nach meinem Kenntnisstand liegt zu dem von mir angefragten Dokument keine weitere gleichförmige Anfrage vor. Meine Anfrage weist daher keine Gleichförmigkeit zu anderen Anfragen auf. Auch ein gleiches Interesse i.S.v § 18 LVwVfG scheidet aus. Mein Interesse richtet sich auf den Informationszugang zu dem Protokoll einer konkret benannten Woche. Eine Anwendbarkeit von § 7 III LIFG ist daher nicht gegeben. Abseits davon sehe ich von der Bestellung eines Vertreters ab.

Mit freundlichen Grüßen,

Erklärung

Bei der Kostenfestsetzung ist entscheidend, ob es sich um eine "einfache Anfrage" handelt. Diese wären nach § 3 I Nr. 5 Verwaltungsgebührensatzung der Stadt Freiburg kostenlos. Entscheidend dafür, ob es sich um eine einfache Anfrage handelt, ist der Zeitaufwand für die Bearbeitung des Antrags, wie auch der dafür notwendige Rechercheaufwand. Mit der Feststellung, dass es sich in der Form der bisher gestellten Anfrage nicht um eine einfache Anfrage handelt, stellt die Stadt damit zuerst einmal fest, dass nach ihrer Auffassung diese Grenze überschritten ist. Daher beginnt dann bei der Bearbeitung des Antrags die Uhr zu laufen und die Kosten werden entsprechend des angegebenen Satzes von 80,40€ pro Stunde berechnet. Das führt die Stadt in dem Brief auch so aus.

Wie hoch dieser Aufwand genau ist, lässt sich im Vorfeld leider nicht genau schätzen, da der genaue Inhalt, wie auch der Aufwand eventueller Klärungen dafür, unbekannt ist. Aus diesem Grund, enthielt der vorgeschlagene Anfragetext den Hinweis, dass Informationen, deren Herausgabe ein Drittbeteiligungsverfahren nötig machen würden, stattdessen geschwärzt werden sollen. Ein Drittbeteiligungsverfahren ist, wenn die Behörde mit Unternehmen oder Einzelpersonen, deren Daten enthalten sind, klären muss, ob die Informationen veröffentlicht werden dürfen und ob diese dafür Gründe haben. Da das mitunter sehr aufwändig sein kann, war daher der Hinweis enthalten, dies nicht zu tun, um Kosten zu senken.

Um den Aufwand und damit auch die Kosten zu senken, gibt es im wesentlichen zwei Möglichkeiten. Einmal könnte der Umfang eingeschränkt werden oder der Antrag spezifischer gefasst werden. Das wäre der Fall, wenn sich auf die Tagesordnung beschränkt wird. Daher müsste die Behörde den Inhalt dessen, was zu diesen Punkten geschrieben wurde, nicht prüfen.

Das hat zum einen Auswirkungen auf das, was von Dritten erfragt werden müsste, aber auch darauf, was behördenintern an Ablehnungsgründen geprüft werden müsste. Ein wichtiger Ablehnungsgrund ist hier der Schutz interner Beratungs- und Entscheidungsprozesse. Nicht schützbar ist hier der Beratungsgegenstand, wie auch das Ergebnis davon. Durch eine Reduktion auf die Frage nach dem Beratungsgegenstand, nämlich die Tagesordnungspunkte, kann hier der Aufwand für die Prüfung daher erheblich reduziert werden. Sollte dabei auffallen, dass ein Punkt hier besonders interessant ist, könnte hier noch ein Folgeantrag gestellt werden, um das gesamte Protokoll oder einzelne Punkte daraus anzufordern.

Zum Anderen könnte die Tiefe der Schwärzung weiter gefasst werden. Könnte die Anfrage auf das reduziert werden, dem offensichtlich keine Ablehnungsgründe entgegenstehen. Damit wäre der Aufwand zur Prüfung bei der Behörde erheblich geringer, da Rücksprachen mit weiteren Stellen auf ein Minimum reduziert werden. Dies hätte zur Folge, dass der Antrag entweder kostenfrei ergeht oder die Kosten geringer ausfallen.